归档文件整理标准
中华人民共和国档案行业标准归档文件整理规则
DA/T22——2000

1 范围
本标准规定了归档文件整理的原则和方法.
本标准适用各级机关,团体和其他社会组织.

2 定义
本标准采用下列定义.
2.1 归档文件
立档单位在在其职能活动中形成的,办理完毕,应作为文书档案保存的各种纸质文件材料.
2.2 归档文件整理
将归档文件以件为单位进行装行,分类,排列,编号,编目,装盒,使之有序化的过程.
2.3 件
归档文件的整理单位.一般以每份文件为一份,文件正本与定稿为一件,正文与附件为一年,原件为复制年为一件,转发文与被转发文为一件,报表,名册,图册等一册(本)为一件,来文与复文可为一件.

3 整理原则
遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用.

4 质量要求
4.1 归档文件应齐全完整.已破损的文件应予修整,字迹模糊或易退变的文件应予复制.
4.2 整理归档文件所使用的书写材料,纸张,装订材料等应符合档案保护要求.

5 整理方式
5.1 装订
归档文件应按件装订.装订时,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;本文与复文作为一件时,复文在前,来文在后.
5.2 分类
归档文件可以采用年度——机构(问题)——保管期限或保管期限——年度——机构(问题)等方法进行分类.同一全宗应保待分类方案的稳定.
5.2.1 按年度分类
将文件按其形成年度分类.
5.2.2 按保管期限分类
将文件按划定的保管期限分类.
5.2.3 按机构(问题)分类
将文件按其形成或承办机构(问题)分类(本项可以视情况予以取舍)
5.3 排列
归档文件应在分类方案的最低一级类目内,按事由结合时间,重要程度等排列.会议文件,统计报表等套性文件可集中排列.
5.4编号
归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号,在文件首页上端的空白位置加盖档章并填写相关内容.归档章设置全宗号,年度,保管期限,件号等必备项,并可设置机构(问题)等选持项(见图A1.图中"*"号栏为选择项,不选用时无须设置.以下同)
5.4.1 全宗号:档案馆给立档单位编制的代号.
5.4.2 年度:文件形成年度,以四位阿拉伯数字标注公元纪年,加1978.
5.4.3 保管期限:归档文件保管期限的简称或代码.
5.4.4 件号:文件的排列顺序号.
件号包括室编件号和馆编件号,分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制.室编件号的编制方法为:在分类方案的最低一级类目内,按文件排列顺序从"1"开始标注.馆编件号按进馆要求标注.
5.4.5 机构(问题):作为分类方案类目的机构(问题)名称或规范化简称.
5.5 编目
归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录.
5.5.1 归档文件应逐件编目.来文与复文作为一件时,只对复文进行编目.归档文件目录设置件号,责任者,文号,题名,日期,页数,备注等项目(见图A2)
5.5.1.1 件号:填写室编件号.
5.5.1.2 责任者:制发文件的组织或个人,即文件的发文件机关或署名者.
5.5.1.3 文号:文件的发文字号.
5.5.1.4 题名:文件标题.没有标题或标题不规范的,可自拟标题,外加"□"号.
5.5.1.5日期:文件的形成时间,以8位阿拉伯数字标注年月日,如19990909.
5.5.1.6 页数:每一件归档文件的页数.文件中有图文的页面为一页.
5.5.1.7 备注:注释文件需说明的情况.
5.5.2 归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型(长×宽为297mm×210mm).
5.5.3归档文件目录应装订成册并编制封面.归档文件目录封面可以视需要设置全宗名称,年度,保管期限,机构(问题)等项目(见图A3).其中全宗名称即立档单位的名称,填写时应使用全称或规范化简称.
5.6 装盒
将归档文件按室编件号顺序装入档案盒,并填写档案盒封面,盒——及备考表项目.
5.6.1 档案盒
5.6.11 档案盒封面应标明全宗名称.档案盒的外形尺寸310×220mm(长×宽),盒——厚度可以根据需要设置为20mm,30mm,40mm等(见图A4a).
5.6.1.2. 档案盒应根据摆放方式的不同,在盒——或底边设置全宗号,年度,保管期限,起止件号,盒号等必备项,并可设置机构(问题)等选择项(见图A4b,图A4c.)其中,起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号,中间用"-"号连接;盒号即档案盒的排列顺序号,在档案移交进馆时按进馆要求编制.
5.6.1.3 备考表
备考表置于盒内文件之后,项目包括盒内文件情况说明,整理人,检查人和日期.
5.6.2.1 盒内文件情况说明:填写盒内文件缺损,修改,补充,移出,销毁等情况.
5.6.2.2 整理人:负责整理归档文件的人员姓名.
5.6.2.3 检查人:负责检查归档文件整理质量的人员姓名.
5.6.2.2 日期:归档文件整理完毕的日期.